英語のビジネスメールに最適☆挨拶に使える9つのフレーズ

英語のビジネスメールに最適☆挨拶に使える9つのフレーズ

最近では外国企業との取引も大変多くなってきており、ビジネスのシーンで英語を使用する機会も増えてきました。電話や面と向かっての英語のやり取りは大変緊張するものですが、英語でもメールでやり取りができれば、目で確認できまた時間をかけて解読できるため少しは安心と考える方も多いのではないでしょうか。

ここではあなたが今日から使える9つの英語フレーズ・主に挨拶についてご紹介します。ぜひ、ビジネスシーンで有効活用してくださいね!



 

英語のビジネスメールに最適☆
挨拶に使える9つのフレーズ

 


宛名を書く


最も一般的なのはDear ~(~様)です。ファーストネーム(名前)とラストネーム(苗字)の両方が分かる場合、Mr.またはMs. XXX(苗字)で書きましょう。

ファーストネームは親しい柄の場合はDear John等と下の名前だけで使用しますが、ビジネスの場合はDear Mr. XXX(苗字)が最も無難です。また男性か女性かが名前から特定できない場合は、Dear Mr./Ms. XXXとスラッシュで区切りどちらも記載しましょう。Mr.だけを使用する場合もありますが、Mr./Ms.がより形式的だと言えます。またもしはっきりとした担当者等が分からない場合はDear person whom may concern:ご担当者様、と記しましょう。

 


挨拶


Helloはもちろんビジネスのシーンでも使われる挨拶です。Hello, Mr.XXX等名前を続けても使用します。またもう少し形式的な挨拶の方法として、Greetingsというものがあります。直訳すると挨拶ですがHello/Hi/Good Afternoon等特定の表現であらわさずGreetings一言でそういった挨拶の代わりとなります。

 


お元気ですか


英語では常にHow are you?(お元気ですか?) と尋ねます。家族や友人のみならず、初めてお会いする方にも尋ねます。

メールでもHow are you?と尋ねますが、初めてメールを送る方にはHope this e-mail finds you well(お元気なこととお察しします)と言うとより丁寧でしょう。日本語では省略しがちな主語ですが(お元気ですか、は本来はあなたはお元気ですか?という文の主語が省略されていますね)英語では主語が省略されることはあまりありません。この場合はe-mailが主語となり、メールがあなたは元気であることを見つける=お元気なこととお察ししますとの意味になります。普段はあまり使用しませんが、メールや手紙の形式な場合にはよく使用する挨拶です。

もちろん、Hope you are well.(お元気であることをお祈りします)とも言いますが、最も形式的なのが、Hope this e-mail finds you wellの表現でしょう。

 


自己紹介


自分の名前を名乗る際には、xxx会社のOOOと申しますと会社名が先にくる日本語とは逆にMy name is xxx from OOO company.(私の名前はXXXです、OOO会社から)と先にあなたの名前を述べましょう。この際、XXXはフルネームを記入しましょう。既にやり取りがある方にメールを送る場合は、ファーストネームだけでも構いませんが、初めてメールを送る場合はMy name is xxx from OOO company.と会社名まで必ず名乗りましょう。

 


メールを書いている理由を述べる


初めてメールを送る方には必ず理由を書く必要があります。英語は基本的に結論を先に述べる為、なぜこのメールを送るのか、その結論を述べ、その後に詳しく経緯を述べましょう。

I’m writing this e-mail due to~(このメールを書いている理由は~)と始めるのが良いでしょう。Due to~の後は文章が入ります。たとえばDue to I would like to thank you(感謝を伝えたいからです)または、I’m writing this e-mail regards to~. Regards toの後には名詞が続きます。

Regards to new project(新しいプロジェクトについて)何について述べたいのかを明らかにしましょう。

 


返信を書く


先方から送られてきたメールに返信を書きたい場合、書き出しはThank you for your e-mail.(メールをありがとうございます)とお礼を述べましょう。これは日本語でも当たり前になっていることですが、必ず相手が時間を割いてメールを送ってくださったことについての感謝の気持ちを表すことが大事と言えます。

 


お世話になっております


日本語ではよく使われる言葉ですが、英語でも存在するフレーズです。

Thank you always for your cooperation(いつもご協力いただきありがとうございます)
またはカスタマーサービス等で使用する場合はthank you for your continuous support(いつもご支援いただきましてありがとうございます)とも言います。

どちらにしても取引のあある方に対して、いつもありがとうございますとのお礼を述べる言葉ですが、ビジネスの場合は形式的な挨拶として用いられます。

 


結びの言葉


結びの言葉の一つとして、Hope above is clear. (上記で述べた事が分かって頂ければいいのですが)という言葉があります。

メールは見えない相手に自分の考えを一方的に伝えるので、相手のリアクションや質問をもってやりとりする電話や直接の会話とは違います。その為、最後にHope above is clear. If not, please let me know. (上記が分かって頂けるといいのですが、もし分かりづらければ教えて下さい)などのへりくだった一文を加えるとより丁寧です。

 


最後に


最後にメールを締めくくる言葉を用いましょう。Thank you(ありがとうございます)は最後の締めの言葉として最もよく用いられます。

Truly yours(最も形式的)やBest regards(知ってる方への締めの言葉)も同じく用いられます。その前に、I’m looking forward to hearing from you.(お返事をお待ちしております)と付け加えると返信が必要である事もよくわかるでしょう。

メールの内容によっては返事が必要なのかどうかが判断しにくい場合もあります。(依頼された事の完了を報告する場合等)返事が必要で、お待ちしています。よろしくお願いいたします。との意味でI’m looking forward to hearing from you. Thank you.と締めくくりましょう。

 

いかがでしたでしょうか。

ここではビジネス英語に使える英語の挨拶を9つご紹介しました。ビジネス英語と言っても難しい単語を使うばかりではありません。普段使用している単語も使い方によってはぐんとビジネスシーンでの使用が可能になります。まずはここに書かれていることを覚えて使用してみてください。そしてやり取りしているうちに、相手が使用している表現を真似してみるのもとても勉強になる方法の一つです。

 

まとめ

英語のビジネスメールに最適☆
挨拶に使える9つのフレーズ

・宛名を書く:Dear ~/Dear whom may it concern(~様/ご担当者様)
・簡単挨拶:Greetings
・お元気ですか?:Hope this e-mail finds you well(お元気の事とお察しします)
・自己紹介:I’m XXX from OOO Company(私はXXXです、~会社の)と順番に注意!
・理由を述べる:I’m writing this e-mail due to~(このメールを書いている理由は~)
・返信を書く:Thank you for your e-mail.(メールをありがとうございます)
・お世話になっております:Thank you always for your cooperation
・結びの言葉:Hope above is clear.(上記で述べた事が分かって頂ければいいのですが)
・最後に:Thank you/Best regards/Truly yours